Ülevaade saatelehtede põhimõtetest

Saatelehtede koostamisel ja toodete sisestamisel on arvestatud võimalikult palju klaviatuuriga töötamise võimalusega. Loodud on kiirvalikud, mida kuvatakse ka nuppudel ja tagavad kiire andmesisestuse. Saatelehti on võimalik importida ja eksportida elektroonsel kujul, see vähendab inimlike eksimusi, kuid nõuab keskendumist ja pühendumist elektroonsete dokumentide impordi-ekspordi juurutamisel. Täpsemalt oma soovide ja võimaluste osas tuleb täpsustada hooldustoega.

Üldisemad saatelehtede aruanded saab võtta saatelehtede pealkirjade loetelus olles, vajutades printeri nuppu. Üksikuid saatelehti saab välja trükkida saatelehe sisus sees olles, vajutades printeri nuppu.

Üldistes aruannetes kuvatakse info ladude lõikes summeritult, kuna sama saateleht võib olla jagatud eri ladude vahel vastavalt tootereal olevale laokohasele määrangule.

Laooperatsioonide kirjeldused

Saatelehtede menüüs avaneb nimekiri saatelehtedest, mida saab sorteerida, klikates tulba pealkirjal  või selekteerides/deleselekteerides kriteeriumid mis on päises kuvatud.

Loetelus on  need saatelehed, mis jäävad kuvatud ajavahemikku. Soovi korral on võimalik ajavahemikku muuta

Sisse – sissetuleku saateleht (kõik ostuarved). Niikaua, kui saateleht pole aktsepteeritud, pole ka kaubad lattu kantud. Dokument on kuni aktsepteerimiseni sisuliselt ”tellimus”. Seda saab kasutada tarnijatele tellimuse tegemiseks (hinnad ei pea olema kohe sisestatud). Peale aktsepteerimist muutub dokument ”Sissetuleku saateleheks”. Kriitilistest piiridest tellimisel (laoseisu kaudu tehtav), koostatakse esialgu tellimus, mida saab vajadusel veel redigeerida.

Sissetuleku puhul on KUST tarnija ja KUHU vastav ladu, kuhu kaup viiakse.

Sissetulekul valib programm KUHU laoks juba vaikimisi valitud lao (Ladu>Lao vahetus või automaatselt sisenemisel avatud ladu) ning küsib ainult tarnijat, kellelt kaup saabub.

Välja – kauba tagastus, laost lähetamine (nt taara). Toitlustuses saab laost välja saata ka retseptitooteid, kus arvestatakse maha kõik komponendid.

Väljastamise puhul on vastupidi: KUHU on tarnija ja KUST on ladu, millisest kaupa välja saadetakse.

Üle – ühest laost teise üleviimine. Toitlustuses saab üle kanda ka retseptitooteid, kus saab valida kas KUHU lattu tekivad koostisosad e komponendid või juba valmis retsept (nt “kohupiimakringel”).

Üleviimisel küsitakse ainult KUHU ladu, KUST ladu on automaatselt aktiivne ladu. Alati on võimalik ladusid ja tarnijaid saatelehel muuta niikaua, kuni saateleht on aktsepteerimata.

Üleviimisel kajastatakse hilisemates aruannetes vastavaid summasid kas + või – märgiga, oleneb kas selle lao suhtes oli tegu üleviimise (-) või ületoomisega (+).

Maha – Toodete mahakandmine (e kulukanne). Maha saab kanda ka retsepte, sellisel juhul lahutatakse laost retsepti alusel sinna kuuluvad toorained. Sellisel juhul tuleb sisestamisel panna tootele linnuke Lahka retsept.

Tootmine – Retseptitoodetest toodetakse müügitooteid. Tootmisel saab kasutada ainult retseptitooteid. Tootmisel lähevad KUST laost retsepti sees olevad toorained maha (nt kohupiim, jahu, piim, muna jne), KUHU lattu tekib valmistoodang (nt “kohupiimakringel”). 

Kreedit – kreeditarvet saab teha aktsepteeritud sissetuleku saatelehele. Automaatselt tekib sissetulekule negatiivsete kogustega kinnitamata kreedit-saateleht. Osalise kreediti jaoks saab selle sisus kustutada või korrigeerida vastavad read. Lao kanded tehakse dokumendi aktsepteerimisel.

Ostutellimus – sissetuleku tellimus, mille alusel on võimalik koostada sissetuleku saateleht (ostuarve). Niikaua, kui tellimus pole aktsepteeritud, pole ka saateleht koostatud. Tellimuses on võimalik määrata tarnijakohane kood, vt ülal menüülõiku „Tooteregister“, sealt infot  Tootekaardi kohta, kus on kirjendatud täpsemalt blokkmenüüd Ladu<->Toode.

Ülekandetellimus – on siseliikumise tellimus, mille alusel on võimalik tellida kaupa ühest laost teise. Niikaua, kui tellimus pole aksepteeritud, pole ka Üle saatelehte koostatud.

Kinnitamata saatelehti saab kustutada (Kustuta nupu või Ctrl + delete kombinatsiooni abil), kuna lao liikumisi ja kandeid pole toimunud.

Nupud saatelehtede loetelus

Saatelehtede peavormi ülaosas leiab lisaks saatelehtede loomise nuppudele veel lisafunktsioonidega nupud:

Ava sisu – avab valitud saatelehe sisu. Sama, mis hiire topeltklõps saatelehe real olles.

Uus tarnija – võimaldab sisestada uusi tarnijaid (ei pea saatelehtede akent sulgema ja uut avama, kui selgub, et soovitud tarnijat pole veel loodud).

Kopeeri – tekitab eelneva saatelehe alusel uue saatelehe. Juhul, kui on samasugune saateleht, tuleb sisestada ainult saatelehe number ja dokumendi kuupäev. Vahel kui mõni saateleht on vale sisuga aktsepteeritud, tehakse sellele kreedit ja kopeeri klahviga luuakse uus saateleht, mille sees saab enne kinnitamist vastavad korrektsioonid teha.

Kustuta – kustutab aktsepteerimata saatelehe.

Import – võimalik importida mõnest teisest programmist saatelehti, vajab eelnevaid seadistusi.

Oleku filter – võimaldab filtreerida saatelehti oleku järgi nt info.

Ladude filter – võimaldab valida ladusid, mille saatelehti soovitakse näha. Vaikimisi on filtrisse valitud momendil aktiivne ladu.

Tarnija filter – võimaldab kasutada soovitud tarnija filtrit. Siis kuvatakse ainult valitud tarnija saatelehed. Näiteks kui soovitakse näha kõiki tarnija saatelehti üle ladude, tuleks ennem valida filtrisse “kõik laod” (>> nupu abil) vt eelmine menüü ja seejärel rakendada tarnija filter.

Algus – saab valida filtrisse kuvatavate saatelehtede algusaja (vaikimisi kuu aega tagasi).

Lõpp – saab valida filtrisse kuvatavate saatelehtede lõppaja (vaikimisi järgmine päev).

Tellimuste import –  on nähtav kui on aktiveeritud elektrooniliste dokumentide importimise võimalus. Sellele vajutadaes saab CompuCashi importida kõik veebikeskkonnas ootel olevad dokumendid.

Sisse (F9 kiirvalik)

Luues saatelehte, peab tarnija olema eelnevalt sisestatud. “Sisse F9” klahviga ilmub tarnijate loetelu, valige õige tarnija ning seejärel avaneb saatelehe sisu. Kui saatelehe tegemine on jäänud pooleli ja soovitakse sisestamist jätkata või midagi korrigeerida, saab valitud saatelehe reale minna ja ’Ava sisu’ nupuga või real topelt hiireklõpsuga  avada uuesti pooleliolev saateleht.

Saatelehe sisus sees olles on esmajärjekorras kohustuslik täita lahtrid ’Dokument’ (ostuarve või tellimuse nr)  ja ’Dokumendi kuupäev’ (vaikimisi pakub saatelehe loomise kuupäeva).

Toodete sisestamiseks saatelehele kasutatakse ’Kiirsisestus’ nuppu, millega avaneb lisaaken, mille kaudu on lihtne ja kiire tooteid saatelehele kanda.

Üldiselt on ladu juba eelnevalt valitud (aktiivne ladu, kus antud kasutaja momendil tegutseb), kuid igale reale saab omistada ka lao eraldi, juhuks kui ühe saatelehega liigub kaup korraga mitmesse lattu (nt suhkur köögilattu ja vein baarilattu. Kui reakohane Ladu lahter jäetakse tühjaks, kantakse kaubad dokumendi päises näidatud lattu.

Kiirsisestuse vormilt saab valida soovitud tooteid vajutades tühikuklahvile Toote nimi (või toote number, vöötkood) lahtril. Nende lahtrite kõrval saab märkida ära, kuhu kursor vaikimisi positsioneeritakse kui Kiirsisestus avatakse (kaupluses nt vöötkoodi lahtril, toitlustuses nt nime lahtril).

Kiirsisestuse aknas saab valida millisest nimekirjast tooteid valitakse, kas laoregistrist või tooteregistrist, nt sissetuleku puhul ei saa eeldada, et toode oleks juba antud laos ning vaikimisi pakutakse otsimist tooteregistrist, üleviimise või väljastamise puhul aga eeldame, et toode peaks laos juba olemas olema ja vaikimisi pakutakse laoregistrist (neid valikuid saab ise muuta kiirsisestuses vastavate ülal asuvate nuppude abil).

Lisaks saab määrata tootele müügihinda, kasutades vajadusel juurdehindluse või müügikatte väljasid (toitlustuses üldiselt seda ei kasutata, kuna lattu võetakse toorained st komponendid, aga müüakse retsepte so supid, praed jne). Kui müügihinna tegemise võimalust pole lubatud, siis alumist müügihinnaga seotud plokki ei kuvata.

Kui on luba laoseisu nägemiseks, siis kuvatakse valitud toote laoseis valitud laos enne laooperatsiooni toimumist.

Kui Kaal on aktiveeritud, siis võimaldatakse kaalu lahtri täitmist (kasutatakse nt juveeliäris jmt). Juhul, kui saateleht on sisestatud ilma hindadeta, kuid on sisestatud kaal, siis saab sisestada üldise kaubasumma, mis jagatakse toodete omahindadeks vastavalt kaalule ja vastavalt arverea kogusele ja kaalule proportisonaalselt. Kaalu järgi hinna arvutamisel peab arvutatavatel ridadel olema omahind märgitud nulliks. Neid ridu, kus omahind on varem märgitud, omahinda kaalu järgi ei arvutata.

Lisana on saatelehtedes võimalus arvet pidada tasutud ja tasumata saatelehtede üle. Tasumisi saab märkida ainult aktsepteeritud saatelehtedele. Aktsepteeritud saatelehe sisus saab selleks otstarbeks kasutada nuppu ”Maksmine”. Enamjaolt teostatakse maksmist raamatupidamisprogrammis, kassasüsteemis sisestatud saatelehed-ostuarved kantakse raamatupidamissüsteemi üle kas elektroonselt või käsitsi. Raamatupidamisliideste osas tuleb tegevus täpsustada hooldustoega.

Saatelehtede väljaprintimiseks tuleb saatelehtede päisete või sisu aknas vajutada printeri nupule, kus avaneb  menüü printimiseelistuste valikute tegemiseks. (nt konkreetne tarnija või üleviimise saatelehed)

Saatelehtede üldist aruannet on võimalik välja printida ka koos saatelehtede sisudega, sellisel juhul sõltuvalt saatelehtede arvust ja valitud ajavahemikust võib aruanne tulla üsna pikk.

Saatelehe sisus väljaprintimise eel saab valida tingimusi, sh:

• saatelehe jagunemine/grupeerimine eri ladude lõikes (kui sama saateleht jaguneb ridade kaupa erinevatesse ladudesse);
• ühikud kokku kuvab koguse kokku, grupeerides samaliigilised ühikud;
• aruandlusrühm võimaldab tooteid grupeerida rühmade lõikes;
• alternatiivnimedega võimaldab trükkida toote nimed eri keeltes;
• tootmine võimaldab saatelehele trükkida realiseerimise ja tootmise aegasid.

Lisaks saab trükkimiseks määrata juurde tekste, mida trükitakse saatelehele. Lisada saab nii lühemat kui ka pikemat teksti. Tekstid jäävad mällu ja neid saab ka edaspidi kasutada teiste saatelehtede väljatrükkimisel, märkides  linnukesega soovitud tekst. Tekstid trükitakse saatelehe jalusesse.

Üleval osas saab saatelehe trükkimisel valida erinevaid hinnakriteeriume, sh kas trükkida müügihinnas, andes ette soovitud hinnakirja või ilma hinnata jmt.

Etikettide ehk hinnasiltide trükkimine toimub saatelehes erinevate kriteeriumite alusel:

• vastavalt käsitsi sisestatud veerule „Prindib“;
• vastavalt saatelehel olevale kogusele;
• konkreetse toote lõikes, andes ette soovitud koguse.

Juhul, kui tootel on oluline parameeter puudu – nt etiketile on määratud hinna trükkimine, kuid antud hinnakirjas, mille lõikes etikette välja trükitakse, on hind puudu – siis etiketti ei trükita. Kui kõik hinnad on puudu, siis kuvatakse teade „Infot ei leidu“.

Etiketi trükkimisel on võimalik valida nime asemel „toote lühend“, kui vastav väli on tootel tühi, siis trükitakse toote nimi igal juhul.

Mõned nõksud:

Ridu saab korrigeerida hiljem otse rea peal olles, kuid soovitame kasutada nuppu Rea parandus, kus kuvatakse kogu rea informatsioon kompaktsemalt.

Kui sissetuleku käigus selgub, et soovitud toodet ei eksisteeri, saab Kiirsisestuse aknas kasutada klahvi Uus toode (F4), millega avatakse tootekaart, kus saab luua vajaliku toote.

Uue saatelehe loomisel saab “täna” kuupäeva sisestada vastava kõrvaloleva märgistusega või kasutades tühiku klahvi. Kiirsisestust saab avada kiiremalt, olles kuupäeva lahtril ja vajutades klaviatuuril nool paremale.

Sisestada saab nii koguse, ühiku hinna või rea summa väljasid, kui üks neist sisestada, arvutab programm välja teise (puuduoleva). Soovitatav on alati sisestada koguse hind, see vähendab võimalikke ümardusvigu. Käibemaksuta hindade kõrval on näha ka hinnad koos käibemaksuga (paremal).

Peale viimase toote sisestamist saab kiirsisestuse akna eest ära Katkesta nupule hiirega klõpsates või vajutades klaviatuuril ESC.

Välja (F10 kiirvalik)

Antud operatsioon on üldise loogika osas paljuski sarnane sissetuleku saatelehtede sisestamisele. Välja saatelehe aktsepteerimisel loajääk väheneb ja firma peaks saama selle summa ulatuses tarnijalt raha või tasaarvelduse mõne muu kaubaga.. Soovitatav on lugeda ülalpool eelnevalt sissetuleku kohta antud juhiseid menüülõigus „Sisse (F9)“, kuna vormi kasutamine on väga sarnane.

Üle (F11 kiirvalik)

Üleviimise saatelehtede  koostamist kasutatakse siseliikumise registreerimiseks. Ehk siis ühest laost teise kanded, kus laoseisude üldsumma ei muutu. Üleviimise saatelehe koostamisel on vaja tarnija asemel valida ladu, kuhu kaup soovitakse viia. Juhul, kui kasutatakse kriitiliste piiride kaudu tellimuste vormistamist, saab sealtkaudu koostada ka siseliikumisi (juhul kui antud kaupa ei soovita tellida tarnijalt, vaid enda ettevõtte siseselt mõnest muust laost).

Üle saab viia ka retseptitooteid. Juhul, kui toode on retseptiga, saab üleviimist teha kahel moel 1. Viime ühest laost teise kartulisalatit. Kust laost väheneb kartulisalat ja Kuhu lattu tuleb juurde.

2. Paneme kiirsisestusel linnukese ’lahka retsept’. Sellisel juhul Kust laost vähened tooraine retseptis olevat koguste võrra ja Kuhu lattu tuleb neid samu tooraineid juurde retseptis olevate koguste võrra.

Antud operatsioon on üldise loogika osas paljuski sarnane sissetuleku saatelehtede sisestamisele. Soovitatav on lugeda ülalpool eelnevalt Sissetuleku kohta antud juhiseid menüülõigus „Sisse (F9)“ , kuna vormi kasutamine on väga sarnane.

Maha (F12 kiirvalik)

Maha saatelehti  kasutatakse toodete mahakandmiseks laost (nt riknenud kaubad), läheb materjali kulusse. Maha saateleht saab olla samas ka mahakandmise alusdokumendiks.

Mahakandmise korral on arvestatav ainult KUST objekt e see ladu, millisest kaup maha kantakse. Maha saab kanda ka retseptitooteid. Sel juhul lahutatakse KUST laost retsepti koostise järgi vastavad komponendid.

Antud operatsioon on üldise loogika osas paljuski sarnane sissetuleku saatelehtede sisestamisele. Soovitatav on lugeda ülalpool eelnevalt Sissetuleku kohta antud juhiseid menüülõigus „Sisse (F9)“ , kuna vormi kasutamine on väga sarnane.

Tootmine (F8 kiirvalik)

Tootmise saateleht on mõeldud näiteks tooraine laost toidu saatmiseks müügipunkti lattu, laos vähendatakse toorained kohe, tootmise käigus (nt valmistatakse 200 kg kartulisalatit kulinaarialetti ja seal müüakse juba valmistoodet). Lisaks on oluline märgistus, mis tehakse “Lahka ladu” väljale Majahaldur-> Konfiguratsioon alt.

Tootmise saatelehtede koostamisel tuleb valida KUHU ladu, KUST ladu võetakse vaikimisi see ladu, mis hetkel aktiivne on. Saab toota ka samasse lattu, sellisel juhul on KUST ja KUHU ladu sama. Juhul, kui kuskile lattu on toodetud valmisretsepte, siis müügi registreerimisel arvestab süsteem laost maha juba valmisretsepti, mitte komponendid (mis toimub üldiselt tavalise retseptimüügi korral). Tootmist kasutatakse üsna harva, ainult tõsisema vajaduse korral, kuna see eeldab lisaoperatsiooni tegemist.

Tuleb valida retsept, mille alusel toodetakse (see toode mille alusel toodetakse etteantud lattu peab olema retsept).

Antud operatsioon on üldise loogika osas paljuski sarnane sissetuleku saatelehtede sisestamisele. Soovitatav on lugeda ülalpool eelnevalt Sissetuleku kohta antud juhiseid.

Müügipunktile on lisaks muude kviitungi rekvisiitide hulgas võimalik märata “lahka retsept”, seda kasutatakse tootmise mooduli kasutamisel. Kui kaup on lattu tekkinud läbi tootmise (vastavalt retsepti sisule) ja kui vastav märgistus “lahka retsept” pole aktiive, siis võetakse müügi juures toodetud toode iseendana laost maha, mitte ei arvestata laost maha komponente.

Ostutellimus

Luues ostutellimust, saab temast luua edasi sissetuleku saatelehe. Ostutellimusi on mugav saata otse tarnijale programmist vajutades printimise eelvaates kirjaümbrikuga nupule. Soovitatav on lugeda eelnevalt ülalpool  sissetuleku kohta antud juhiseid, menüüs „Sisse (F9)“.

Ülekandetellimus

Luues ülekandetellimuse, saab sellest luua edasi ÜLE saatelehe. Ülekandetellimuse saatelehte on mugav saata kas firma siseselt pealaost kauba tellimiseks või näiteks logistika firmale kes pealadu haldab.

Ostutellimused ja ülekandetellimused tekivad automaatselt, kui kasutusel on moodul Tarnimisvajaduste prognoos ja neid tellimusi koostatakse läbi selle mooduli.

Mõned nõksud:

Nii saatelehe kiirsisestuses, kui ka saatelehe ridadel on näha märgitus „lahka retsept“, see linnuke kuvab, kas toote retsepti sisu lahatakse tooraineteks või liigutatakse valitud  toodet.

Saatelehe ridadel kuvatakse eelnev ostuhind üle kõikide ladude, st vastav viimane ostuhind võis kehtida ka ostmisel mõnesse muusse lattu. Vastavalt kas uus sissetuleku hind on kõrgem või madalam, kuvatakse viimase hinna väli kas punase või rohelisega. Viimast ostuhinda pakutakse ka kiirsisestuses, see annab infot eelneva ostuhinna osas ja vajadusel saab hinnakujundusele rohklem tähelepanu pöörata.

Saatelehega saab tooteid sisestada ka miinuskogusega, st tehakse tagurpidi tehing (pöördtehing). Näiteks kui on toodetud retseptide alusel, kus laost on maha arvestatud toorained ja lattu on tekitatud valmistoodang, siis miinusega sisestamisel toimub tagurpidi arvestus, kus tooraine tekib lattu ja valmistoodang arvutatakse laost maha. Arvestus toimub selles omahinnas, mis antud momendil toorainetel eksisteerib.

Näiteks kui ostetakse sisse kastiga, mille sees on pudelid ja kastil on oma vöötkood ja tarnija saatelehel kajastub kaup ka kastidena, siis on võimalik vastu võtta ka tükkides ja laos pidada tükiarvestust. Selleks peab sissevõetav toode olema retsept ja sisaldama endas õige arvu tükitooteid. Sisse võtta saab ainult neid retsepte, mille sees on üks alamtoode, kuna vastasel juhul ei saa üle kanda ja jagada retsepti omahinda.

Pakendi arvestus aitab lihtsustada ladustamist ja logistikat. Tootekohaselt on võimalik märkida mitu tükki on hulgipakendis ning vastavalt esitada tellimust ja teostada sissetulekut pakkides (pakendite kaupa).

Ridu saab korrigeerida hiljem otse rea peal olles, kuid soovitame kasutada nuppu ’Rea parandus’, kus kuvatakse kogu rea informatsioon kompaktsemalt.

Kui sissetuleku käigus selgub, et soovitud toodet ei eksisteeri andmebaasis, saab Kiirsisestuse aknas kasutada klahvi ’Uus toode (F4)’, millega avatakse tootekaart, kus saab luua uue vajaliku toote.