1. ÜLDMÕISTED
   1. Leping on Ektaco AS-i (edaspidi Ektaco) ja Kliendi (edaspidi ka Pool või Poolte) vahel sõlmitud kassasüsteemi või tööaja arvestuse või läbipäässüsteemi litsentsi-, serveriteenuse, üüri-, töövõtu-, hooldus- ja konsultatsiooniteenuse leping, või mistahes muu Poolte vahel sõlmitud leping (edaspidi Leping), koos kõigi lisadega, millele kohalduvad käesolevad Üldtingimused ja Tingimused.
   2. Toode on Ektaco tooted ja teenused, mis on Ektaco oma arendatud või vahendatavad ja tarnitud s.h tarkvara, riistvara, liidestused ja nende kasutamiseks osutatavad tugiteenused.
   3. Klient on juriidiline isik, kellega sõlmitakse Leping punktis 1.1. loetletud Ektaco toodete ja teenuste tarneks.
   4. Lõppklient on Kliendi klient, kelle kohta on sisestatud Tootesse isikustatud informatsiooni (näiteks nimi, e-posti aadress, telefon).
   5. Üldtingimused on käesolevad Ektaco üldtingimused.
   6. Tingimused on Ektaco Toodete ja teenuste kasutamiseks kirjalikult kokkulepitud kõik muud lisatingimused, mis fikseeritakse Lepingute sisus, Ektaco poolt esitatud arvetel või e-kirjadega.
   7. Hinnakirjad on Ektaco poolt kehtestatud hooldus- ja konsultatsiooniteenuste osutamise hinnakirjad, mis asuvad aadressil https://www.ektaco.ee/kassasusteemid/hinnakiri/ või  https://www.ektaco.ee/labipaasususteemid-hinnakiri
   8. Hooldus- ja konsultatsiooniteenus on teenus, mida Ektaco osutab riist- ja tarkvara hooldamisel ja kasutamisel.
   9. Ektaco toodete üüriteenus edaspidi ka renditeenus, on teenus, mille alusel Ektaco annab oma arendatud tarkvara litsentsi Kliendile lepinguga piiratud ajaks kasutamiseks, sh võib üürimine puudutada ka riistvara vastavalt kokkulepitud Tingimustele.
   10. Serveriteenus on teenus, millega Ektaco majutab tema halduses olevas serveris Kliendi andmeid, mis tekivad Ektaco toodete ja teenuste kasutamise käigus. Serveriteenuse tingimused asuvad aadressil https://www.ektaco.ee/kassasusteemid/serveritingimused/
   11. Pooled on Klient ja Ektaco ühise nimetusega.
   12. Normaalne tööaeg on Ektaco töötajatele 9:00 – 17:00 tööpäevadel.
   13. Kasutaja on Kliendi töötaja (müüja, teenindaja), kellele on Kliendi poolt antud Toote kasutusõigused vastavalt sisemiselt kehtestatud protseduuridele ja vastutusaladele.
   14. Logiraamat on esmaselt elektrooniline dokument, kus Kasutaja näitab süsteemis tekkinud tõrgete puhul veasituatsiooni olemuse, veateate, sündmuse aja ning veale eelnenud ja järgnenud Kasutajapoolse tegevuse.
   15. Müügiprotsessi katkemine s.o. situatsioon, kus Kasutajal pole võimalik registreerida müügitehinguid, sisestada vajalikke andmeid, lähetada vajalikke andmeid ERP keskkonda (näiteks töötunde palkade genereerimiseks), trükkida kassakviitungit ja/või teostada kaardimakseid (kehtib tingimusel, kui kaardimaksete vastuvõtmine pole häiritud mõne kolmanda osapoole süül).
   16. Müügikoht on Lepingus määratletud asukoht, kus ta Ektaco tooteid ja teenuseid kasutab (müügi)protsesside registreerimiseks. Müügikoht võib olla liikuv. Ühel kliendil võib olla mitu erinevat müügikohta.
   17. Hoolduspakett reguleerib Ektaco toodete tingimusi töö- ja töövälisel ajal. 8/5 tähendab teenuse osutamist tööpäevadel normaalse tööaja piires, 14/7 tähendab teenuse osutamist kõikidel nädalapäevadel, kellavahemikus 8:00-22:00. 24/7 tähendab teenuse osutamist ööpäeva ringselt kõikidel nädalapäevadel.
   18. Kaughooldus on Ektaco toodete ja teenuste kasutamiseks antav abi telefoni või interneti teel, kasutades vastavaid tehnilisi lahendusi.
2. KLIENDI ÕIGUSED
   1. Saada Ektaco toodete ja teenuste konsultatsiooni või hooldustuge, vastavalt Lepingu Tingimustele, Hoolduspaketile ja antud üldtingimustele.
   2. Saada programmi uusi versioone ja versioonide täiendusi, vastavalt Lepingu Tingimustele ja Hoolduspaketile. Versiooni installeerimine Ektaco esindaja kohaletulemisega on tasuline vastavalt hinnakirjale ja sõltub kohapeal kulunud ajast.
   3. Nõuda Toote kasutamisel ilmnenud vigade operatiivset kõrvaldamist ja mõistliku aja jooksul jooksvat hoolduse- ja konsultatsiooniteenust. Mõistlik aeg sõltub küsimuse või probleemi iseloomust.
   4. Saada normaalsel tööajal hiljemalt kahe tunni jooksul Toote olulise tähtsusega funktsioonide kasutamise konsultatsiooni või kaughooldust. Kui teate edastamine jääb tööpäeva lõppu ja tegemist pole Müügiprotsessi katkemisega, jätkatakse hooldus- ja konsultatsiooniteenust järgneva tööpäeva hommikul. Mõistlikul vajadusel teostab Ektaco rikke parandust Kliendi juures ja selleks eraldi kokkulepitud ajal. Kohaletulek on tasuline ja vastavalt hinnakirjale, kui ei lepita kokku teisiti. Kui teate edastamine jääb tööpäeva lõppu (E-R va pühad, 15.00-17.00) ja tegemist pole Müügiprotsessi katkemisega, on Ektacol õigus alustada või jätkata tööd järgmise tööpäeva hommikul.
   5. Kui kliendil on Lepinguga vastav hoolduspakett, siis nõuda Töövälisel ajal ja puhkepäevadel Müügiprotsessi katkemisel vea kõrvaldamiseks kaughooldust hiljemalt kahe tunni jooksul, peale valvetelefonil vastava teate edastamist. Vajadusel teostab Ektaco rikke parandust Kliendi juures ja eraldi kokkuleppel ka töövälisel ajal. Kohaletulek on tasuline ja vastavalt hinnakirjale.
   6. Juhul, kui Ektaco ei teosta töid vastavalt Lepingu tingimustele, siis on Kliendil õigus nõuda leppetrahvi ühe kuumakse ulatuses. Leppetrahvi ei kohaldata, kui Ektaco poolne viivitus on tingitud sellest, et Klient ei anna Töövõtjale tööde teostamiseks vajalikku informatsiooni või ei loo ligipääsetavust Toote hooldamiseks vajalikus ulatuses või omab võlgnevust või ei ole tasunud tähtaegselt Lepingus kokkulepitud tasusid.
3. KLIENDI KOHUSTUSED
   1. Tellida töid e-posti või normaalsel tööajal (E-R va pühad, 9:00 – 17:00) telefoni teel vastavalt valdkonna kontaktidele, mis on toodud Ektaco kodulehel. Töövälisel ajal on telefonid suunatud valvetehnikutele. Kiireloomulisi töid, kus tegemist on müügiprotsessi häirega või katkemisega, tuleks operatiivsuse huvides tellida telefoni teel.
   2. Tasuda Ektacole kokkulepitud tasusid arvel näidatud tähtajaks.
   3. Anda Ektacole tööde teostamiseks vajalikku informatsiooni, võimalusel ja vajadusel edastada informatsioon e-mailiga ja garanteerida ligipääsetavus Ektaco Toodete ja Teenuste hooldamise vajaduste ulatuses. Veateadete ilmnemisel on soovitav märkida need logiraamatusse, sh ka võõrkeelsed (veateateid ei pea kirjutama juhul, kui selle esitusaeg on üles märkimiseks liiga lühike).
   4. Esindaja või esindaja andmete muutumisel teavitama Ektacot sellest koheselt e-postiga.
   5. Esitada oma pretensioonid teostatud tööde kvaliteedi kohta kirjalikult hiljemalt viie tööpäeva jooksul peale nende teostamist. Hilisemate pretensioonide puhul on Ektacol õigus nõuda Kliendilt teostatud tööde eest tasumist vastavalt hinnakirjale.
   6. Kasutada Töövõtja poolt heakskiidetud seadmeid ja tarkvarasid.
   7. Tasuda Ektaco toodete ja teenuste eest kas Lepingu alusel (kuutasu) või eraldi tellitud teenuste eest vastavalt Hinnakirjale.
   8. Tasulisteks töödeks loetakse:
      • väljaspool normaalset tööaega tehtavaid kohaletulekuga hooldustööd ja täiendavad koolitused (sinna alla ei kuulu telefoni teel tehtavad lühiajalised näpunäited ja konsulteerimised);
      • Kliendi otsesel süül tekkinud kohapealsed hooldustööd; väljaspool Tallinna asuvatele objektidele kohalesõitmisel arvestatakse tööaega ja kilomeetritasu, Tallinna piires kilomeetritasu ei arvestata;
      • lõppenud garantiiajaga seadmete tagavaraosad ning süsteemi ekspluatatsioonimaterjalid;
      • Toote nõuetekohase ekspluateerimise eiramisest, kasutaja lohakusest tingitud hooldustööd;
      • Toote seadmete remont, millede garantiiaeg on möödas või, mis ei ole paigaldatud Ektaco poolt.
   9. Tagada tööde käigus teatavaks saanud süsteemi lahenduste ja süsteemis kasutatavate paroolide konfidentsiaalsuse.
   10. Teavitada Ektacot Toote kasutamise lõpetamise soovist kirjalikult taasesitatavas vormis vähemalt 30 kalendripäeva enne lõpetamise kuupäeva.
4. EKTACO ÕIGUSED
   1. Nõuda kõigi tasude tähtajalist tasumist vastavalt saadetud ja mittevaidlustatud arvetel toodud tingimustele.
   2. Esitada vastavalt Raamatupidamisseadusele e-arveid.
   3. Keelduda tööde teostamisest, kui Kliendil on võlgnevusi ja maksetähtaja ületanud arve(d).
   4. Keelduda Ektaco poolt mitte tarnitud seadmete remondist ja Ektaco toodete ja teenustega otseselt mitteseonduvatest hooldustöödest.
   5. Nõuda Kliendilt Kaughoolduse võimaldamist, kui tehniliselt on võimalik sellisel moel teenuse osutamine.
   6. Nõuda moraalselt vananenud seadme või tarkvara vahetamist, kui need ei taga süsteemi mõistlikku toimimist.
   7. Juhul, kui Ektaco ei nõustu Kliendi pretensioonidega tööde kvaliteedi kohta, võib ta nõuda töödele ekspertiisi määramist kokkulepitud ekspertide poolt. Ekspertiisi kulud kannab Klient, kui tema pretensioonid osutuvad alusetuks
   8. Korrigeerida ülespoole ja kuni üks kord aastas Lepingu tasusid, teavitades sellest eelnevalt Klienti vähemalt 30 päeva enne korrektsiooni.
   9. Nõuda tasu tööde eest, mis pole seotud rikete kõrvadamisega, sealhulgas litsentside ümberinstalleerimine ja igasugune muu installeerimist.
   10. Seada programmi kasutamise tõkkeid või tootesisesed informatiiovseid teateid, kui Kliendil maksetähtaja ületanud arve(d).
5. EKTACO KOHUSTUSED
   1. Tagada vajaminevate ressursside (spetsialistid, teave, side- ja transpordivahendid) olemasolu ja kättesaadavus.
   2. Tagada mõistliku ajaga Toote kasutamisega seonduvate probleemide konsultatsioonid, kaughooldus või nõustamine telefoni teel.
   3. Tagada tööde käigus teatavaks saanud süsteemi lahenduste ja süsteemis kasutatavate paroolide konfidentsiaalsuse.
6. LEPINGU TINGIMUSTE KEHTIVUS
   1. Üldtingimused, Tingimused ja Hinnakiri kehtivad kõikide Klientide ja Kasutajate suhtes, kes vastavat teenust Lepingu alusel kasutavad.
   2. Kui Üldtingimused on vastuolus Tingimustega, siis kehtib Tingimustes sätestatu. Kui Üldtingimused ja Tingimused on vastuolus Poolte vahel sõlmitud Lepinguga, siis kehtivad Lepingus kokkulepitud tingimused.
   3. Kui Klient võimaldab Kasutajal tarbida Teenuseid Kliendi ja Ektaco vahel sõlmitud Lepingu alusel, tuleb Kliendil tagada, et Kasutaja on tutvunud Üldtingimustega ja Tingimustega ning nõustub nendega.
   4. Ektacol on õigus ühepoolselt muuta Üldtingimusi, Tingimusi ja Hinnakirja ilma Kliendi nõusolekuta ning Lepingu lisa sõlmimata.
   5. Ektaco teatab Kliendile Üldtingimuste, Tingimuste ja/või Hinnakirja muutmisest, mis muudavad otseselt olemasolevate Klientide Teenuse Lepingu tingimusi Ektaco toodete sees ja/või saadetavatel kuutasu arvetel vähemalt 30 kalendripäeva ette.
   6. Kui Klient ei ole muudatustega nõus, on tal võimalus 30 kalendripäeva jooksul alates muudatuste kohta teate kättesaamisest, vastav lepinguline suhe Ektacoga üles öelda, ja täites kõik oma kohustused, mis Lepingust tulenevad. Kui Klient ei ütle Lepingut üles 30 kalendripäeva jooksul, alates muudatuste teate saamisest, loetakse, et ta on vaikimisega avaldanud tahet vastavate muudatuste aktsepteerimiseks, ning muudetud Üldtingimused, Tingimused ja Hinnakiri jõustuvad Kliendiga sõlmitud Lepingute suhtes täies ulatuses.
7. LEPINGU JÕUSTUMINE JA LÕPETAMINE
   1. Ektaco ja Klient sõlmivad iga konkreetse Teenuse osutamiseks Lepingu, mille osaks on Üldtingimused, Tingimused ja Hinnakiri, mis allkirjatatakse kummagi Poole poolt. Leping jõustub mõlema Poole poolt allkirjastamisest. Digitaalselt allkirjastatud Leping tuleb teisele poolele e-maili teel edastada.
   2. Kliendil on õigus tähtajatuna sõlmitud Leping igal ajal üles öelda, teatades sellest 30 kalendripäeva ette, kui Lepingust ei tulene teisiti.
   3. Ektacol on õigus Leping ühepoolselt üles öelda, teatades sellest Kliendile vähemalt 30 kalendripäeva ette, kui:
      • kui Klient on ületanud Ektaco poolt esitatud arve(te) tasumise tähtaega vähemalt 30 päeva;
      • tehnilistel põhjustel, Ektacost mittetuleneval või muul mõjuval põhjusel on oluliselt takistatud või muutunud võimatuks Lepingu alusel Teenuse osutamine või muude Lepingust tulenevate kohustuste täitmine;
      • ilmneb, et kõiki asjaolusid arvesse võttes ja mõlema Poole huvisid kaaludes ei saa oodata, et Ektaco jätkaks Lepingust tulenevate kohustuste täitmist.
8. EKTACO TOODETE INTELLEKTUAALNE OMAND
   1. Ektaco Toodete tarkvara, mida Kliendile antakse kasutada, autoriõigus kuulub Ektacole. Ektaco kinnitab, et varalised autoriõigused Tarkvarale on tema ainuõigused, mida ta ei jaga vastavate teoste autoritega ega kaasautoritega ja nimetatud õiguseid ei ole loovutatud ühelegi kolmandale isikule.
   2. Litsentsilepingu sõlmimisega omandab Klient lihtlitsentsi, mis annab Kliendile õiguse Tarkvara kasutada, piiramata seejuures Ektaco õigust anda Tarkvara kasutusõigust kolmandatele isikutele.
   3. Klient võib Tarkvara kasutusõiguse üle anda kolmandatele isikutele, kelledeks ei loeta Kasutajaid, üksnes Ektaco kirjalikul nõusolekul, juhindudes VÕS paragrahvist 371.
   4. Kliendil ei ole õigust Tarkvara muuta, reprodutseerida, levitada või muul viisil rikkuda Ektaco autoriõigusi.
   5. Klient võib Tarkvara kasutada tähtajatult, kuni ta maksab igakuist tasu. Pärast Lepingu lõpetamist ei või Klient Tarkvara kasutada, isegi kui tehniliselt pole kasutamise piiranguid seatud.
   6. Ektacol on õigus Leping ühepoolselt peatada või üles öelda, seades Ektaco Toodete ja Teenuste kasutamise piiranguid, kui Klient on viivitanud Ektacole tasu maksmisega üle 14 päeva, mida loetakse oluliseks Lepingu rikkumiseks.
   7. Ektacol on õigus Leping ühepoolselt peatada või üles öelda, seades Ektaco Toodete ja Teenuste kasutamise piiranguid, kui Kliendi andmebaasiga on ühendatud kolmas osapool (näiteks teise juriidilise isiku kassasüsteem), kes on viivitanud Ektacole tasu maksmisega üle 14 päeva, mida loetakse oluliseks Lepingu rikkumiseks.
   8. Kui kolmas isik takistab Klienti tema litsentsilepingust tulenevate õiguste kasutamisel või rikub neid õigusi, peab Klient sellest viivitamata teatama Ektacot, kes peab viivitamata võtma tarvitusele kõik vajalikud abinõud, et võimaldada Lepingust tulenevate õiguste kasutamist ja lõpetada Kliendi õiguste rikkumine.
9.  VÄÄRAMATU JÕUD JA LAHENDAMATU PROBLEEM
   1. Lepingust tulenevate kohustuste täitmata jätmine või mittenõuetekohane täitmine ei ole Lepingu rikkumine, kui selle on põhjustanud vääramatu jõud või lahendamatu probleem.
   2. Vääramatuks jõuks loetakse Pooltest sõltumatuid asjaolusid, mis takistavad või teevad võimatuks lepinguliste kohustuste täitmise ning mida Pooled ei saanud mõjutada ja mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud Pooltelt oodata, et nad Lepingu sõlmimisel või lepinguvälise kohustuse tekkimise ajal selle asjaoluga arvestaks või seda takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks.
   3. Lahendamatuks probleemiks loetakse standardtarkvara, riistvara või nende mõlema koosmõjul ilmnevat tõrget, mis takistab Lepingu nõuetekohast täitmist.
10. VASTUTUS
    1. Kliendil on õigus tarbida Teenuseid isiklikult või võimaldada seda teha Kasutajatel. Igal juhul jääb Klient Ektaco ees vastutavaks kõikide Ektacoga sõlmitud Lepingust tulenevate kohustuste nõuetekohase täitmise eest.
    2. Kohustuste rikkumine asjaoludel, mida on põhjustanud vääramatu jõud, loetakse vabandatavaks ja see ei too kaasa vastutust.
    3. Klient vastutab Ektaco ees oma kohustuste täitmata jätmise või mitte nõuetekohase täitmise eest.
    4. Juhul, kui Kliendil on pretensioone Ektaco Teenuste või tööde osas, siis kohustub Klient esitama Ektacole Teenuste või tööde puuduste kõrvaldamise nõude, pärast mida kõrvaldab Ektaco puudused.
    5. Ektaco vastutab Kliendile süüliselt tekitatud otsese ja kirjalikult tõestatud varalise kahju eest, mis on tekitatud Kliendi riistvarale. Ektaco ei vastuta saamata jäänud tulu ja mittevaralise kahju eest. Ektaco ei vastuta andmebaasi või programmi osalise või täieliku hävimise tõttu tekkinud kahjude eest.
    6. Ektaco ei ole Kliendi ega kolmandate isikute eest vastutav Kliendi poolt tema Toodete või Teenuste kasutamise ja sellega seonduva tegevuse tagajärgede eest.
    7. Ektaco ei ole vastutav oma kohustuste täitmisel tekkinud viivituste ja katkestuste eest, mille põhjuseks on Ektacost mitteolenevad asjaolud.
    8. Lepingus sätestatud rahalise kohustuste täitmisega viivitamise korral on mitteviivitanud Poolel õigus nõuda viivitanud Poolelt viivist kuni 0,2% (null koma kaks) tähtaegselt tasumata summalt päevas kuni oma maksekohustuste täieliku ja nõuetekohase täitmiseni.
    9. Lepingust tulenevate kohustuste täitmata jätmine või mittenõuetekohane täitmine ei ole Lepingu rikkumine, kui selle on põhjustanud vääramatu jõud või lahendamatu probleem.
11. TEATED
    1. Kõik Pooltevahelised teated seoses Lepinguga edastatakse teisele Poolele kirjalikult e-posti teel, tähitud kirja teel või edastatakse Poole esindajale allkirja vastu, väljaarvatud juhtudel, kui sellised teated on informatsioonilise iseloomuga (s.h. teated, mis edastatakse Töövõtja hooldusmeestele telefoni teel või suuliselt) ja mille edastamisel teisele poolele ei ole õiguslikke tagajärgi.
    2. Pooled kohustuvad tagama, et nende Lepingus nimetatud e-posti aadressid on igal ajal kehtivad ja töötavad.
    3. Teade loetakse kätteantuks, kui:
       • teade on üle antud allkirja vastu;
       • teade on saadetud postiasutuse poolt tähitud kirjaga teise poole poolt näidatud aadressil ja postitamisest on möödunud 5 (viis) kalendripäeva;
       • teade on e-posti teel kui teatele on teine Pool vastanud või e-posti saatmisest on möödunud 3 (kolm) kalendripäeva.
12. ANDMETE TÖÖTLEMINE

12.1 ÜLDISED PÕHIMÕTTED JA ROLLID

Käesolev punkt reguleerib isikuandmete töötlemist vastavalt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusele (EL) 2016/679 (GDPR) ja Eesti isikuandmete kaitse seadusele.Isikuandmete töötlemise tingimused on sätestatud alapunktides 12.2-12.11 ning tootepõhised andmekategooriad punktis 12.12.

12.2. TÖÖTLEMISE ULATUS JA EESMÄRK

• Kui Klient kasutab Ektaco tooteid oma kasutajate, tarbijate või töötajate isikuandmete töötlemiseks, on Klient vastutav töötleja ja Ektaco volitatud töötleja.
• Ektaco töötleb isikuandmeid Kliendi juhiste alusel. Käesolev leping on Ektaco jaoks esmane juhis. Samuti on juhisteks Ektaco toodete ja teenuste funktsionaalsus, mille Klient on valinud või seadistanud.

12.3. KONFIDENTSIAALSUS JA TURVALISUS

Ektaco tagab, et tehnoloogiateenuste pakkujad, kelle kaudu toimub isikuandmete töötlemine, on võtnud kohustuse hoida andmeid konfidentsiaalsena. Ektaco rakendab asjakohaseid tehnilisi ja organisatsioonilisi meetmeid, sh:

• isikuandmete krüpteerimine;
• süsteemide püsiv konfidentsiaalsus, terviklikkus ja kättesaadavus;
• võime isikuandmetele juurdepääs taastada;
• regulaarne turvameetmete testimine ja hindamine.

12.4. ALLTÖÖTLEJAD

• Ektaco kasutab oma toodetes ja teenustes isikuandmete hoidmiseks Telia, Azure ja Zone pilvelahendusi. Klient nõustub antud tehnoloogialahenduste kasutamisega. Ektaco teavitab Klienti tehnoloogialahenduste lisamisest või asendamisest vähemalt 30 päeva ette, andes Kliendile võimaluse muudatustele vastuväiteid esitada. Kui Klient ei esita vastuväidet, siis loetakse, et ta on nõustunud tehnoloogialahenduse muutmisega. Ektaco ei pea teavitama tehnoloogialahendustest, milles ei toimu isikuandmete töötlemist.
• Samuti kasutab Ektaco tarkvara kasutuskogemuse hindamiseks erinevaid analüütika tarkvarasid.
• Kliendi päringute ja klienditoe jaoks kasutab Ektaco erinevaid CRM tarkvaralahendusi.

12.5. KLIENDI ABISTAMINE

Ektaco abistab Klienti tehniliste ja organisatsiooniliste meetmetega:

• andmesubjektide õiguste (juurdepääs, parandamine, kustutamine, töötlemise piiramine, andmete ülekantavus jne) taotluste lahendamine;
• isikuandmetega seotud rikkumisest (andmeleke) teavitatakse Klienti viivitamata, kuid mitte hiljem kui 48 tunni jooksul pärast rikkumisest teadlikuks saamist, esitades teabe rikkumise laadi, mõjutatud andmesubjektide arvu ja kategooriate, võimalike tagajärgede ning rakendatud või kavandatavate leevendusmeetmete kohta;
• andmekaitse mõjuhinnangute (DPIA) ja eelneva konsulteerimise läbiviimine järelevalveasutusega, kui Klient seda nõuab.

          12.6. ANDMETE KUSTUTAMINE JA TAGASTAMINE                                                                                                  

• Pärast lepingu lõppemist, ja vastavalt Kliendi valikule ja juhistele, kustutab või tagastab Ektaco kõik isikuandmed, mille töötlemiseks Klient oli volituse andnud, ning kustutab olemasolevad koopiad 30 päeva jooksul, välja arvatud juhul, kui Klient nõuavad andmete pikemat säilitamist. Andmete tagastamine toimub turvalisel viisil Kliendiga kokkulepitud formaadis.

          12.7. AUDITIÕIGUS                                                                                                                                                                        

• Ektaco teeb kättesaadavaks Kliendile kogu vajaliku teabe GDPR artiklis 28 sätestatud kohustuste täitmise tõendamiseks.
• Klient või tema volitatud audiitor võib läbi viia auditeid ja inspekteerimisi Ektaco andmetöötlustegevuse osas. Audit toimub mõistliku etteteatamisega (vähemalt 14 päeva) ja tavalisel tööajal ning põhjendatud sagedusega (mitte sagedamini kui üks kord aastas, välja arvatud põhjendatud kahtluse korral).
• Auditi käigus peab Klient ja tema audiitor järgima konfidentsiaalsuskohustust ning mitte häirima Ektaco tavapärast tegevust.
• Auditi läbiviimise kulud kannab Klient.

           12.8. VASTUTUS JA HÜVITAMINE

• Ektaco vastutab kahju eest, mis tekib käesoleva punkti või GDPR kohustuste rikkumisest, välja arvatud juhul, kui Ektaco tõendab, et ta ei ole mingil viisil vastutav kahju tekitanud sündmuse eest.
• Kui mõlemad pooled vastutavad sama kahju eest, jagatakse vastutus proportsionaalselt iga poole panusele kahju tekitamisel.

           12.9. ANDMETE ASUKOHT JA RAHUSVAHELISED ÜLEKANDED

• Ektaco töötleb ja säilitab Kliendi isikuandmeid Euroopa Majanduspiirkonnas (EMP).
• Kui isikuandmete töötlemine või ülekandmine toimub väljaspool EMP-d, tagab Ektaco asjakohased kaitsemeetmed.
• Ektaco teavitab Klienti kõikidest muudatustest andmete töötlemise asukohtades väljaspool EMP-i ja riike, mis ei ole EL andmekaitsega reeglitega samaväärsel tasemel.

          12.10. KLIENDI KOHUSTUSED

Lepingu sõlmimisega kinnitab Klient, et ta:

• on teavitanud oma lõppkasutajaid, tarbijaid või töötajaid nende isikuandmete volitatud töötlemisest Ektaco poolt;
• vastutab Ektaco toodetesse ja teenustesse sisestatud andmete õigsuse, seaduslikkuse ja turvalisuse eest;
• järgib isikuandmete töötlemise nõudeid oma lõppkasutajate, tarbijate või töötajate andmete töötlemisel Ektaco toodetes.

          12.11. LÕPPSÄTTED

• Andmetöötluse leping jõustub koos Lepinguga ja kehtib seni, kuni isikuandmete töötlemine Lepingu alusel on lõppenud.
• Kui GDPR või muude andmekaitse õigusaktide nõuded muutuvad, kohustuvad pooled tegema käesolevasse punkti vajalikud muudatused mõistliku aja jooksul.

          12.12. TOOTEPÕHISED ANDMEKATEGOORIAD

• A. CompuCash (kassasüsteem, milles ei ole rakendatud lojaalsusprogramm)

Kategooria	Kirjeldus
Andmesubjektide kategooriad	Tarbijad (ostjad), anonümiseeritud.
Isikuandmete kategooriad	Ostude ajalugu.
Töötlemise laad ja eesmärk	Andmete salvestamine ja kasutamine müügitehingute analüüsimiseks.
Töötlemise kestus	Andmed on anonümiseeritud vormis ning kasutakse ärianalüütika jaoks tähtajatult.
Analüütika	Kasutatakse tehisintellekti ostutrendide analüüsimiseks. Analüütika töötleb ainult anonüümitud ja agregeeritud andmeid laias geograafilises alas. Analüüs põhineb mitmekümne või mitmesaja kaupluse koondandmetel, mis välistab võimaluse seostada trende üksiku kaupmehe või konkreetse müügikoha kohta. Ostjate isikuandmeid (nt nimi, kontaktandmed) ega kaupmehe-spetsiifilisi andmeid ei edastata ega kasutata analüüsides. Analüüsitakse üksnes tooteteavet, ostukoguseid, ajaperioode, üldisi geograafilisi trende ja muid statistilisi andmeid, millest ei ole võimalik tuvastada ei konkreetseid isikuid ega konkreetseid kaupmehi.

• B. CompuCash (kassasüsteem, milles on rakendatud lojaalsusprogramm)

Kategooria	Kirjeldus
Andmesubjektide kategooriad	Tarbijad (ostjad), kes on lojaalsusprogrammi liikmed.
Isikuandmete kategooriad	Nimi, e-post, telefon, ID-kaardi number (lojaalsusprogrammi jaoks), ostude ajalugu, boonuspunktid, broneeringute andmed.
Töötlemise laad ja eesmärk	Andmete kogumine, salvestamine, kasutamine müügitehingute teostamiseks, lojaalsusprogrammi haldamiseks, broneeringute haldamiseks, klienditeeninduseks ning CRM funktsioonide täitmiseks.
Töötlemise kestus	Kuni Lepingu lõpetamiseni. Vastavalt Kliendi juhistele.

• C. CompuAccess (tööajaarvestus ja planeerimine)

Kategooria	Kirjeldus
Andmesubjektide kategooriad	Kliendi töötajad või lepingulised teenusepakkujad, kelle tööaega mõõdetakse.
Isikuandmete kategooriad	Nimi, isikukood, ID-kaardi number või kiipkaardi number, töötaja number, ametikoht, töögraafik, tööaja registreeringud (kellaaeg, asukoht).
Töötlemise laad ja eesmärk	Andmete kogumine, salvestamine, kasutamine tööaja planeerimiseks ja arvestuseks, tööjõu ajamahu arvutamiseks, raportite genereerimiseks ning palgaarvestuse ettevalmistamiseks.
Töötlemise kestus	Kuni Lepingu lõpetamiseni. Vastavalt Kliendi juhistele.

• D. Läbipääsusüsteemid

Kategooria	Kirjeldus
Andmesubjektide kategooriad	Kliendi töötajad ja külalised, kelle juurdepääsu kontrollitakse.
Isikuandmete kategooriad	Nimi, isikukood, e-kiri, telefoninumber, ID-kaardi number või kiipkaardi number, sõrmejälje ja näotuvastuse andmed (kui kasutusel biomeetriline autentimine). Videosalvestus. Biomeetrilise teave kasutamise kohta lisainfo (link).
Töötlemise laad ja eesmärk	Andmete kogumine, salvestamine ja kasutamine juurdepääsukontrolliks.
Töötlemise kestus	Kuni Lepingu lõpetamiseni. Vastavalt Kliendi juhistele.

• E. Hääletussüsteemid

Kategooria	Kirjeldus
Andmesubjektide kategooriad	Koosolekutel osalejad.
Isikuandmete kategooriad	Nimi, e-kiri, telefoninumber. Hääletuse tulemused. Küsimuste-vastuste salvestamine, video reaalajas ja videosalvestuse järelvaatamine.
Töötlemise laad ja eesmärk	Osalejate kohalolekukontroll, hääletuste läbiviimine ja protokollimine.
Töötlemise kestus	Kuni Lepingu lõpetamiseni. Vastavalt Kliendi juhistele.

13. GARANTII
    1. Ektaco garanteerib Kliendile kasutusjuhendis näidatud funktsionaalsuse toimimise, vastavalt tellitud modulatsioonile.

14. ARVELDUSTE KORD
    1. Garantiiajast väljaspool olevatele seadmetele ja toodetele annab Ektaco peale remonttööde teostamist (remonditud osale) vähemalt kolme kuu pikkuse garantii.
    2. Käesolevates üldtingimustes toodud toodete ja teenuste maksumus on määratud Lepingus, hinnakirjades või poolte kirjalikus kokkuleppes.
    3. Kuutasuliste teenuste eest tasumine toimub üldjuhul hiljemalt iga kuu viimaseks kuupäevaks, vastavalt eelnevalt Töövõtja poolt esitatud arvetele või e-arvetele või arvel fikseeritud kuupäevaks. Hooldustingimustega mittemääratud tööde eest tasub Klient Ektaco hinnakirja alusel.
    4.  Juhul, kui Lepingu täitmise käigus selgub tööde mahu muutmise vajadus, lepivad Pooled kirjalikult kokku koos mahu muutmisega kaasneva kogusumma muutmise. Juhul, kui Pooled tööde mahu ja hinna muutumises kokkulepet ei saavuta, siis on Kliendil õigus lepingust loobuda, hüvitades Ektacole kõik tema poolt loobumise hetkeks tööde teostamisel käesoleva lepinguga kantud kulutused.
    5.  Ektaco esindaja põhjendamatul kohalekutsumisel, tasub Klient kõik kohalesaabumise ja tööde teostamisega seotud kulud vastavalt Ektaco hinnakirjale.

15. MUUD TINGIMUSED
    1. Käesolev Üldtingimuste redaktsioon jõustub 01.01.2020.a., muutes kehtetuks Ektaco varasemad CompuCash/CompuAccess kassasüsteemi hooldus- ja konsultatsiooniteenuse üldtingimused, Ektaco süsteemide renditeenuse üldtingimused, Ektaco üldised läbipääsu- (ja/või tööajaarvestuse) süsteemi hooluslepingu tingimused ja Ektaco serverteenuse üldtingimused.
    2. Lepingule kohaldub Eesti õigus.
    3. Lepingu, Üldtingimuste ja Tingimustega reguleerimata küsimustes juhinduvad Pooled õigusaktidest ning hea usu ja mõistlikkuse põhimõttest.
    4. Lepingu täitmisel tõusetuvad vaidlused lahendatakse esimeses järjekorras läbirääkimiste teel. Juhul, kui kokkulepet ei saavutata, lahendatakse Lepinguga seotud vaidlused Harju Maakohtus.
    5. Kumbki Pool ei tohi käesolevast lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi üle anda kolmandale isikule ilma teise Poole kirjaliku nõusolekuta.

General Terms and Conditions of Ektaco

 

1. DEFINITIONS
   1. Contract means a contract between Ektaco AS (hereinafter Ektaco) and Client (hereinafter also as Party or jointly as Parties) for the licensing of cash register, working time or access control systems or the provision of server, lease, contracting, maintenance or consultation services, or any other contract between the Parties, including all their annexes, that are subject to these general terms and conditions and additional conditions.
   2. Products mean Ektaco’s products and services either developed or supplied by Ektaco, including software, hardware, interfaces and support services provided in connection with their operation.
   3. Client means a legal entity who enters into a Contract with Ektaco for the supply of products and services as listed in paragraph 1.1.
   4. End customer means a customer of the Client for whom personalised information (like name, e-mail address, phone number) has been entered in the Product.
   5. Terms and Conditions (T&Cs) mean these general terms and conditions of Ektaco.
   6. Conditions mean any additional conditions for the use of Ektaco’s products and services that are set out in writing either in Contracts or on invoices made out by Ektaco or in e-mail correspondence.
   7. Price lists mean price lists established by Ektaco for the provision of maintenance and consultation services that are available at https://www.ektaco.ee/kassasusteemid/hinnakiri/ or  https://www.ektaco.ee/labipaasususteemid-hinnakiri
   8. Maintenance and consultation services mean services provided by Ektaco for the maintenance and operation of hardware and software.
   9. Lease services for Ektaco’s products (lease services) mean services where Ektaco allows the Client to use – for a limited period – a license software developed by Ektaco, and the lease may also include software in accordance with any Conditions.
   10. Server services mean services where Ektaco uses a server it administers to host Client’s data that are generated in the course of using Ektacto’s products and services. The terms and conditions for server services are available at https://www.ektaco.ee/kassasusteemid/serveritingimused/
   11. Parties refer jointly to the Client and Ektaco.
   12. Regular business hours for Ektaco’s employees are the hours between 9:00 and 17:00 on business days.
   13. User means an employee of the Client (salesperson, cashier) authorised by the Client to use the Product in accordance with its internal rules and regulations.
   14. Log means primarily an electronic document where the User indicates for each system malfunction the nature of error situation, the error message, the time of the event and User activity preceding and following the error event.
   15. Disruption of sales process means a situation where the User is unable to register sales transactions, enter the necessary data, send the necessary data to the ERP environment (for example, to generate wages for working hours), print out a cash receipt and/or conduct card payments (applicable only if the disruption in the processing of card payments is not attributable to third parties).
   16. Point of sale means a location specified in the Contract where the Client uses Ektaco’s products and services to register the (sales)transaction. The point of sale may be mobile. A Client may have several points of sale.
   17. Maintenance package governs the conditions applicable to Ektaco’s products during and outside business hours. 8/5 means the provision of services during regular business hours whereas 14/7 means the provision of services on all days of the week between 8:00 and 22:00. 24/7 means the provision of services around the clock on all days of the week.
   18. Remote maintenance means assistance provided for the use of Ektaco’s products and services via telephone or the Internet by employing relevant technological solutions.

2. CLIENT’S RIGHTS
   1. Get advice or maintenance support for Ektaco’s products and services in accordance with contractual conditions, the maintenance package and these T&Cs.
   2. Get new versions and version upgrades of software in accordance with contractual conditions and the maintenance package. On-site installation of versions by Ektaco’s representative is a paid service under the price list and the total cost depends on time spent on site.
   3. Request the swift elimination of errors that have occurred in the course of using the Product and get routine maintenance and consultation services within a reasonable time limit. The reasonable time limit depends on the nature of the issue or problem.
   4. During regular business hours, get advice or remote maintenance related to the use of essential functions of the Product within two hours. If the notification is sent at the end of business day and there is no disruption of sales process, the provision of maintenance and consultation services will continue in the morning of the following business day. If there is justified need, Ektaco will undertake to correct the error at the Client’s location and at a time specifically agreed. Site visits are a paid service under the price list unless otherwise agreed. If the notification is sent at the end of business day (between 15:00 and 17:00 on Mon-Fri, except for holidays) and there is no disruption of sales process, Ektaco may start or resume work in the morning of the following business day.
   5. If the Client is entitled to the corresponding maintenance package under the Contract and there is a disruption of sales process outside business hours or on holidays, require remote maintenance for correcting the error within two hours after relaying the relevant communication to the hotline. As necessary Ektaco will undertake to correct the error at the Client’s location and, subject to specific agreement, outside business hours. Site visits are a paid service under the price list.
   6. If Ektaco fails to carry out the work in accordance with contractual conditions, require Ektaco to pay a contractual penalty equal to the Client’s monthly payment. The contractual penalty will not be imposed if the delay attributable to Ektaco occurred because the Client failed to provide the Contractor with information necessary for performing the work, or provide sufficient access for servicing the Product, or the Client has outstanding debts or has failed to make contractual payments in due time.

3. CLIENT’S OBLIGATIONS
   1. Commission work by e-mail or during regular business hours (between 9:00 and 17:00 on Mon-Fri save for holidays) by telephone in accordance with the list of contact persons and their spheres of competency as available on Ektaco’s web page. Outside business hours the calls are diverted to technicians on duty. Urgent work involving an interference or disruption of sales process should be commissioned by telephone to ensure a swift response.
   2. Pay the amounts owed to Ektaco as agreed and by the due date indicated on the invoice.
   3. Provide Ektaco with information necessary for work by e-mailing such information whenever possible, and allow access to Ektaco’s products and services insofar as required for maintenance. Any error messages, including messages in foreign language, should be entered in the log (save where the message display time is too short to allow writing them down).
   4. Inform Ektaco about the replacement of the Client’s contact person or any changes in his/her particulars.
   5. File any complaints about the quality of work in writing within five business days of the completion of work. For complaints filed after this time limit Ektaco may require the Client to pay for work done in accordance with the price list.
   6. Use equipment and software approved by the Contractor.
   7. Pay for Ektaco’s products and services either in like with the Contract (monthly subscription) or, if additional services are commissioned, according to the price list.
   8. Paid work includes:
      • on-site maintenance outside regular business hours and additional training sessions (other than brief instruction or consultation over the phone);
      • on-site maintenance directly attributable to the Client’s actions or omissions; for visits to sites outside the City of Tallinn the Client is charged for working time and mileage whilst no mileage is charged inside the city limits;
      • replacement parts for equipment beyond warranty period and any consumable parts;
      • maintenance due to improper or negligent use of the Product;
      • repair of equipment beyond warranty period or not installed by Ektaco.

9. Ensure the confidentiality of system solutions or passwords learned in the course of work.
10. Inform Ektaco – in a format which can be reproduced in writing – of the intent to stop using the Product at least 30 calendar days in advance.

4. EKTACO’S RIGHTS
   1. Require the timely payment of all fees and charges in accordance with the terms set out on invoices that have been delivered and not challenged.
   2. Make out e-invoices in accordance with the Accounting Act.
   3. Refuse to perform work if the Client is in arrears or invoices made out to it are overdue.
   4. Refuse to repair equipment not supplied by Ektaco or any maintenance work not directly related to Ektaco’s products and services.
   5. Require the Client to enable remote maintenance wherever the technical capabilities allow doing so.
   6. Require the replacement of outdated equipment of software if they cannot ensure reasonable functioning of the system.
   7. If Ektaco does not agree with the Client’s complaints about the quality of work, it may require an expert assessment of the work to be carried out by approved experts. The Client will cover the cost of such assessment if complaints prove to be unfounded.
   8. Increase contractual fees and charges once a year by informing the Client thereof at least 30 days before the effective date.
   9. Require payment for work not related to the elimination of errors, including re-installation of licenses or any other installation operations.
   10. Restrict the use of software or introduce informative messages in software if the Client has overdue invoices.

5. EKTACO’S OBLIGATIONS
   1. Ensure the availability and accessibility of required resources (specialists, information, means of communication and transport).
   2. In the event of any problems related to the Product, ensure the provision of advice, remote maintenance or helpline service within a reasonable time limit.
   3. Ensure the confidentiality of system solutions or passwords learned in the course of work.

6. VALIDITY OF CONTRACTUAL PROVISIONS
   1. The T&Cs, the Conditions and the price list apply to all Clients and Users availing themselves of the corresponding service under the Contract.
   2. If the T&Cs and the Conditions are in conflict, the Conditions will prevail. If the T&Cs and the Conditions are in conflict with the Contract between the Parties, the Contract will prevail.
   3. If the Client allows Users to consume services under a Contract between the Client and Ektaco, it must make sure that Users have read and accepted the T&Cs and the Conditions.
   4. Ektaco may unilaterally amend the T&Cs, the Conditions and the price list without the Client’s consent or the need to sign an Annex to the Contract.
   5. Ektaco will notify the Client of any changes in the T&Cs, the Conditions and/or the price list that directly affect the conditions of the Client’s Contract for Ektaco’s products or services and/or the monthly invoices at least 30 calendar days in advance.
   6. If the Client does not accept said changes, it may terminate its relevant contractual relationship with Ektaco within 30 calendar days of receiving the notification whereby doing so does not relieve the Client from performing all of its outstanding contractual obligations. If the Client does not terminate the Contract within 30 calendar days of the notification it shall be deemed to have tacitly accepted the changes and the amended T&Cs, Conditions and price list will be applied to any and all Contracts between Ektaco and the Client.

7. ENTRY INTO FORCE AND TERMINATION
   1. For each specific service Ektaco and the Client will enter into a Contract that includes the T&Cs, the Conditions and the price list to be signed by both Parties. The Contract enters into force once signed by both Parties. Digitally signed Contracts must be e-mailed to the other Party.
   2. The Client may terminate a Contract with an indefinite term at any time by giving a notice of 30 calendar days unless otherwise provided for in the Contract.
   3. Ektaco may terminate a Contract unilaterally by giving the Client at least 30 calendar days’ notice if:
      • invoices made out by Ektaco to the Client are at least 30 days overdue;
      • for technical reasons, reasons beyond Ektaco’s control or other good reason, the provision of services under the Contract or the performance of other contractual obligations has become impossible or is materially impeded;
      • it becomes evident that Ektaco cannot be expected to continue the performance of contractual obligations given the prevailing circumstances and the interests of both Parties.

8. INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS RELATED TO PRODUCTS OF EKTACO
   1. The copyright of software for Ektaco’s Products that the Client is allowed to use belongs to Ektaco. Ektaco assures that intellectual property rights related to software belong exclusively to Ektaco and are not shared with the authors or co-authors of the relevant work, and that said rights have not been surrendered to any third parties.
   2. By entering into a licensing agreement the Client obtains a non-exclusive license that authorises the Client to use the software without prejudice to Ektaco’s right to license the software to third parties.
   3. The client may transfer its software license to third parties – whereby Users are not deemed as such – only subject to Ektaco’s written approval and § 371 of the Law of Obligations Act.
   4. The Client may not modify, reproduce or distribute the software or otherwise violate Ektaco’s intellectual property rights.
   5. The Client may use the software for an indefinite term as long as it pays the monthly subscription fee. Once the Contract ends the Client may not continue to use the software even if technological restrictions on use have not been imposed.
   6. Ektaco may unilaterally suspend or terminate the Contract and impose restrictions on the use of Ektaco’s products and services if the Client’s payment to Ektaco is more than 14 days overdue which is considered a material violation of the Contract.
   7. Ektaco may unilaterally suspend or terminate the Contract and impose restrictions on the use of Ektaco’s products and services if Client’s database is used by another Client’s POS system, whose payment to Ektaco is more than 14 days overdue which is considered a material violation of the Contract.
   8. If a third party prevents the Client from exercising its rights arising out of the licensing agreement or violates such rights, the Client should immediately inform Ektaco thereof who must then take all necessary measures to allow the Client to use its contractual rights and put an end to the violation of the Client’s rights.

9. FORCE MAJEURE AND UNSOLVABLE PROBLEMS
   1. Non-performance or improper performance of contractual obligations does not constitute a breach of Contract if it is caused by force majeure or an unsolvable problem.
   2. Force majeure means circumstances beyond the control of the Parties which either impede or render impossible the performance of contractual obligations and which the Party could not have been reasonably expected to foresee at the time when the Contract was signed or the non-contractual obligation was established, or to overcome such circumstance.
   3. An unsolvable problem means a malfunction of standard software, hardware or both combined that obstructs the proper performance of the Contract.

10. LIABILITY
    1. The Client may use the services by itself or allow Users to do so. In any event the Client remains liable to Ektaco for the proper performance of any and all obligations arising out of a Contract entered into with Ektaco.
    2. Non-performance is excused and entails no liability if it is caused by force majeure.
    3. The Client will be liable to Ektaco for the non-performance or improper performance of its obligations.
    4. If the Client has complaints concerning Ektaco’s services or work it must file a request for eliminating any shortcomings in said services or work with Ektaco whereafter the latter will comply with the request.
    5. Ektaco will be liable for any direct material damage wrongfully caused to the Client’s hardware provided that there is written proof of such damage. Ektaco will not be liable for any revenue forgone or non-material damage. Ektaco will not be liable for damage due to partial or complete destruction of a database or program.
    6. Ektaco will not be liable to the Client or third parties for the consequences of the use of its products or services or any related activities by the Client.
    7. Ektaco will not be liable for any delays or disruptions in the performance of its obligations caused by circumstances beyond its control.
    8. If there is a delay in the performance of a contractual financial commitment, the aggrieved Party may require the Party at fault to pay a fine for delay of up to 0.2% (zero point two percent) of the outstanding amount for each day overdue until the complete and proper performance of the commitment.
    9. Non-performance or improper performance of contractual obligations does not constitute a breach of Contract if it is caused by force majeure or an unsolvable problem.

11. NOTIFICATIONS
    1. Any notifications between the Parties will be communicated to the other Party in writing either by e-mail or registered mail or a letter delivered in person to a representative of the Party who must sign the delivery note, save where such notifications are informative (incl. notifications communicated to the Contractor’s maintenance crew by telephone or orally) and entail no legal consequences for the other Party.
    2. The Parties undertake to ensure that their e-mail addresses as listed in the Contract are valid and operational at all times.
    3. A notification is deemed delivered if:
       • it has been delivered so that the recipient signs the delivery note;
       • It has been sent by registered mail from a postal office to the address indicated by the other Party and five (5) calendar days have passed since mailing;
       • it has been sent by e-mail and the other Party has confirmed its receipt or three (3) calendar days have passed since mailing.

      12. PROCESSING OF DATA

12.1 GENERAL PRINCIPLES AND ROLES

This section governs the processing of personal data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (GDPR) and the Estonian Personal Data Protection Act.

The terms of personal data processing are set out in sub-sections 12.2–12.11 and the product-specific data categories in section 12.12.

12.2. SCOPE AND PURPOSE OF PROCESSING

Where the Customer uses Ektaco products to process personal data of its users, consumers or employees, the Customer acts as the data controller and Ektaco acts as the data processor.

Ektaco processes personal data on the basis of the Customer’s instructions. This Agreement constitutes Ektaco’s primary instruction. The functionality of Ektaco’s products and services selected or configured by the Customer also constitutes instructions.

12.3. CONDIDENTIALITY AND SECURITY 

Ektaco ensures that the technology service providers through which personal data are processed have undertaken an obligation to keep the data confidential. Ektaco implements appropriate technical and organisational measures, including:

encryption of personal data;

continuous confidentiality, integrity and availability of systems;

the ability to restore access to personal data;

regular testing and evaluation of security measures.

12.4. SUB-PROCESSORS

Ektaco uses Telia, Azure and Zone cloud solutions in its products and services for the storage of personal data. The Customer agrees to the use of these technology solutions. Ektaco shall notify the Customer at least 30 days in advance of adding or replacing a technology solution, giving the Customer the opportunity to object to the changes. If the Customer does not raise an objection, it shall be deemed to have agreed to the change of the technology solution. Ektaco is not required to notify the Customer of technology solutions in which no personal data processing takes place.

Ektaco also uses various analytics software to evaluate the user experience of the software.

For Customer inquiries and customer support, Ektaco uses various CRM software solutions.

12.5. ASSISTANCE TO THE CUSTOMER

Ektaco assists the Customer with technical and organisational measures in:

handling requests regarding data subjects’ rights (access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability, etc.);

notifying the Customer of a personal data breach (data leak) without undue delay, but no later than within 48 hours after becoming aware of the breach, providing information on the nature of the breach, the number and categories of affected data subjects, possible consequences, and the mitigation measures implemented or planned;

carrying out data protection impact assessments (DPIAs) and prior consultation with the supervisory authority, if required by the Customer.

12.6. DELETION AND RETURN OF DATA

After termination of the Agreement and in accordance with the Customer’s choice and instructions, Ektaco shall delete or return all personal data that the Customer has authorised Ektaco to process, and shall delete existing copies within 30 days, unless the Customer requires longer retention of the data. Data shall be returned securely in a format agreed with the Customer.

12.7. AUDIT RIGHTS 

Ektaco shall make available to the Customer all information necessary to demonstrate compliance with the obligations set out in Article 28 of the GDPR.

The Customer or its authorised auditor may conduct audits and inspections regarding Ektaco’s data processing activities. An audit shall be carried out with reasonable prior notice (at least 14 days), during normal business hours, and at a reasonable frequency (no more than once per year, except where there is a justified suspicion).

During the audit, the Customer and its auditor shall comply with confidentiality obligations and shall not disrupt Ektaco’s normal operations.

The costs of conducting the audit shall be borne by the Customer.

12.8. LIABILITY AND INDEMNIFICATION

Ektaco shall be liable for damage arising from a breach of this section or GDPR obligations, unless Ektaco proves that it is not in any way responsible for the event giving rise to the damage.

If both Parties are liable for the same damage, liability shall be apportioned in proportion to each Party’s contribution to causing the damage.

12.9. DATA LOCATION AND INTERNATIONAL TRANSFERS

Ektaco processes and stores the Customer’s personal data within the European Economic Area (EEA).

If the processing or transfer of personal data takes place outside the EEA, Ektaco shall ensure appropriate safeguards.

Ektaco shall notify the Customer of any changes to the locations of data processing outside the EEA and to countries that do not provide a level of protection essentially equivalent to EU data protection rules.

12.10. CUSTOMER OBLIGATIONS

By entering into the Agreement, the Customer confirms that it:

has informed its end users, consumers or employees of the processing of their personal data by Ektaco as a processor;

is responsible for the accuracy, lawfulness and security of the data entered into Ektaco’s products and services;

complies with personal data processing requirements when processing the data of its end users, consumers or employees in Ektaco’s products.

12.11. FINAL PROVISIONS 

The data processing agreement enters into force together with the Agreement and remains valid until the processing of personal data under the Agreement has ended.

If the requirements of the GDPR or other data protection legislation change, the Parties undertake to make the necessary amendments to this section within a reasonable time.